Administrative Assistant / Administrative Project Coordinator (m/w/d)

Skadden, Arps, Slate, Meagher & Flom LLP ist mit weltweit rund 1.700 Berufsträger:innen in 21 Büros in Amerika, Europa, im Nahen Osten und Asien eine der größten, international tätigen Wirtschaftskanzleien. Neben unseren europäischen Büros in London, Paris und Brüssel beraten an unserem deutschen Standort Frankfurt am Main rund 45 Anwält:innen eine Vielzahl von Mandant:innen bei komplexen Fragestellungen, insbesondere in den Bereichen Mergers & Acquisitions, Private Equity, Capital Markets, Finance, Tax, Data Privacy & Cybersecurity sowie White Collar Defense & Investigations und Dispute Resolution.

Wir legen großen Wert auf eine professionelle, wertschätzende Arbeitsatmosphäre und ein unterstützendes Team, das gemeinsam für den Erfolg unserer Kanzlei arbeitet.

Administrative Assistant / Administrative Project Coordinator (m/w/d) in Teilzeit und unbefristet für unser Büro in Frankfurt am Main gesucht

Als Administrative Assistant / Administrative Project Coordinator sind Sie die administrative Unterstützung unserer Office Managerin und zentrale Ansprechperson für unsere Business-Services-Leads. Darüber hinaus koordinieren Sie eigenverantwortlich vielfältige abteilungsübergreifende Projekte – mit dem Anspruch, Ihren internen und externen Stakeholdern exzellenten Service auf höchstem Niveau zu bieten.

Ihre Aufgaben

• E-Mail- & Kalender-Management: Terminplanung, Bestätigungen und Erinnerungen für die Ihnen zugeordneten Bereiche
• Meeting-Organisation: Vorbereitung von Agenden, Raumbuchungen, Bereitstellung von Unterlagen sowie Nachverfolgung von To-dos
• Korrespondenz & interne Kommunikation: Professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Abteilungsübergreifende Projekttätigkeiten: Projektplanung, Terminkoordination und Timeline-Management, Stakeholder-Kommunikation und regelmäßiges Status-Reporting, Organisation von Kick-off-Meetings, etc.
• Well-Being: Mitgestaltung und Promotion der lokalen Well-Being-Initiative
• Schulungen & Weiterbildung: Koordination interner Trainings
• Interne Events: Organisation und Betreuung interner Events und Get-togethers, wie u.a. unsere jährliche Sommer- und Weihnachtsfeier
• Dokumentenverwaltung: Ablage, Archivierung und sorgfältige Pflege von Akten und Dokumenten
• Reporting: Erstellung und Aufbereitung wesentlicher Reports
• Reisemanagement: Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung Buchhaltung: Bearbeitung und Prüfung von Expenses und Eingangsrechnungen

Ihr Profil

• Organisationsprofi und Hands-on-Mentalität: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Abschluss, mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung sowie idealerweise bereits erster Erfahrung in der Projektkoordination – Sie behalten auch bei parallelen Projekten und engen Deadlines den Überblick
• Kommunikationsstark & digital versiert: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel, PowerPoint) – Sie kommunizieren souverän auf allen Ebenen
• Diskret, flexibel & teamorientiert: Sie arbeiten eigenverantwortlich und zuverlässig, gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um und bringen die Flexibilität mit, sich auf wechselnde Prioritäten einzustellen

Was wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer internationalen Wirtschaftskanzlei
• Ein motiviertes, professionelles und unterstützendes Team
• Attraktive Benefits, u. a. Fitness- und Gesundheitsangebote (JobRad, EGYM Wellpass, Zuschuss zum Fitnessstudio, Inhouse-Angebote)
• Mitarbeiterveranstaltungen wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und regelmäßige Get-together
• Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre, in der Erfolge gefeiert werden

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Schicken Sie uns Ihre Bewerbung inkl. Lebenslauf und Motivationsschreiben gerne an:

Claudia Guthoerl, HR Manager

E-Mail: Recruiting.Germany@skadden.com